Verhaltenskodex für Lieferanten

Hako Finance GmbH Kamekestraße 2 - 8 50672 Köln

Inhalt I. Präambel II. Soziale Verantwortung III. Klima und Umweltschutz IV. Ethisches Verhalten V. Governance

I. Präambel Hako bekennt sich zu einer ökologisch und sozial verantwortungsvollen Unternehmensführung. Wir übernehmen Verantwortung für unsere Entscheidungen, für unser Handeln, für unsere Produkte und Dienstleistungen. Wir erwarten das gleiche Verhalten und Verantwortungsbewusstsein von unseren Lieferanten. Auch bei unseren eigenen Mitarbeitern1 setzen wir voraus, dass die Grundsätze ökologischen, sozialen und ethischen Verhaltens beachtet und in die Unternehmenskultur integriert werden. Wir sind bestrebt, fortlaufend unser unternehmerisches Handeln sowie unsere Produkte und Dienstleistungen im Sinne der Nachhaltigkeit zu verbessern. Unserer Verantwortung können wir nur gemeinsam mit unseren Geschäftspartnern gerecht werden. Von unseren Lieferanten erwarten wir daher, dass sie sich ebenfalls dieser Verantwortung annehmen und diese Verpflichtung auch in der vorgeschalteten Lieferkette umsetzen. Hierbei müssen wir akzeptieren, dass nicht alle Lieferanten unmittelbar und/oder vollumfänglich unseren Verhaltenskodex erfüllen können. Dies gilt insbesondere für solche Lieferanten in der Lieferkette, die in Staaten beheimatet sind, in denen die Einhaltung einzelner Anforderungen (z.B. Vereinigungsfreiheit) gesetzlich nicht zulässig ist. Hiervon ungeachtet Wirken wir darauf hin, dass die jeweiligen gesetzlichen Mindeststandards eingehalten werden. Die Beendigung einer Geschäftsbeziehung als letztmögliche Maßnahme schließen wir nicht aus. Dieser Verhaltenskodex für Lieferanten stützt sich auf nationale Gesetze und Vorschriften wie das deutsche Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) sowie internationale Übereinkommen wie beispielhaft die allgemeine Erklärung der Menschenrechte der Vereinten Nationen und die internationalen Arbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO). Der Hako Verhaltenskodex für Lieferanten legt nachfolgend die Mindestanforderungen fest, die erfüllt werden müssen, um unsere Standards einzuhalten.

II. Soziale Verantwortung Lieferanten müssen die Menschenrechte ihrer Mitarbeiter, lokaler Communities und gefährdeter Menschen achten und sie mit Würde und Respekt behandeln. Sie sollen angemessene Vorkehrungen für die Gesundheit und Sicherheit ihrer Mitarbeiter, Kunden, Besucher, Auftragnehmer und anderer Personen treffen, die von ihren Tätigkeiten betroffen sein können. Dies beinhaltet folgende Aspekte: II.1 Ausschluss von Zwangsarbeit Hako verfolgt eine Null-Toleranz-Politik gegenüber jeglicher Form von moderner Sklaverei, Knecht- oder Leibeigenschaft und Zwangs- oder Pflichtarbeit sowie jeglicher Form von Menschenhandel in seiner Lieferkette. Jede Arbeit muss freiwillig sein und ohne Androhung von Strafe erfolgen. Die Mitarbeiter müssen jederzeit die Arbeit oder das Beschäftigungsverhältnis beenden können. Es darf keine inakzeptable Behandlung von Arbeitskräften, wie etwa psychische Härte, sexuelle und persönliche Belästigung und Erniedrigung stattfinden. Die Beauftragung oder Nutzung von Sicherheitskräften ist zu unterlassen, wenn bei deren Einsatz Personen unmenschlich oder erniedrigend behandelt oder verletzt werden oder die Vereinigungsfreiheit beeinträchtigt wird. 1Als Mitarbeiter verstehen wir das gesamte Personal, das bei einem Lieferanten angestellt ist oder von diesem eingesetzt wird. Der Begriff wird von uns geschlechterneutral verwendet. II.2 Verbot von Kinderarbeit Hako duldet in seiner Lieferkette keine Kinderarbeit. Alle Lieferanten sind aufgefordert, jegliche Art von Kinderarbeit gemäß den Definitionen in den Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation in ihren betrieblichen Arbeitsabläufen zu unterbinden. In Fällen, in denen junge Arbeitskräfte eingesetzt werden, dürfen diese keine Tätigkeiten ausüben, die geistig, körperlich, sozial oder moralisch gefährdend sind oder ihrer Schulbildung beeinträchtigen. II.3 Arbeitszeit, Löhne und sonstige Leistungen Die Arbeitszeiten der Mitarbeiter der Lieferanten sollten die Höchstarbeitszeiten gemäß den geltenden Gesetzen und den ILO-Standards nicht überschreiten. Überstunden werden auf freiwilliger Basis geleistet. Die Lieferanten respektieren das Recht ihrer Mitarbeiter auf Erholung und Freizeit zum Ausgleich zwischen Berufs- und Privatleben. Die Vergütung muss regelmäßig pünktlich und vollständig gemäß den Gesetzen gezahlt werden. Lohnabzüge als Strafmaßnahmen sind nicht zulässig. Die Vergütung und die sonstigen Leistungen sollten fair, marktgerecht und für alle Beschäftigten gleich sein und den Mitarbeitern und ihren Familien einen angemessenen Lebensstandard ermöglichen. II.4 Vereinigungsfreiheit Im Einklang mit den lokalen Gesetzen müssen die Lieferanten das Recht der Mitarbeiter achten, sich frei zu vereinigen, Gewerkschaften zu gründen und ihnen beizutreten, eine Arbeitnehmervertretung zu ernennen, einen Betriebsrat zu bilden und aktiv bei Tarifverhandlungen mitzuwirken. Mitarbeiter dürfen nicht aufgrund der Gründung, dem Beitritt oder der Mitgliedschaft in einer solchen Organisation diskriminiert werden. II.5 Diskriminierungsverbot Die Gleichbehandlung aller Mitarbeiter muss ein wesentlicher Grundsatz der Unternehmenspolitik der Lieferanten sein. Jegliche Art von Diskriminierung ist verboten, soweit sie nicht in den Erfordernissen der Beschäftigung begründet ist. Dies gilt zum Beispiel für Benachteiligungen aufgrund von Geschlecht, Alter, ethischer Herkunft, Hautfarbe, Behinderung, Herkunft und Weltanschauung, Religion, Schwangerschaft oder sexueller Herkunft oder auf anderen nach geltendem Recht gesetzwidrigen Kriterien. II.6 Gesundheitsschutz sowie Sicherheit am Arbeitsplatz Die Lieferanten sind für ein sicheres und gesundes Arbeitsumfeld verantwortlich. Durch die Implementierung angemessener Arbeitssicherheitssysteme werden notwendige Vorsorgemaßnahmen gegen Unfälle und Gesundheitsschäden, die sich im Zusammenhang mit der Tätigkeit ergeben können, getroffen. Körperlich anstrengende Tätigkeiten und Bedingungen am Arbeitsplatz sowie Risiken, die sich aus der Nutzung der am Arbeitsplatz vorhandenen Infrastruktur ergeben, müssen so gesteuert werden, dass die Mitarbeiter vor Gefahren geschützt sind. Sicherheitsinformationen über identifizierte Risiken am Arbeitsplatz oder Gefahrstoffe – einschließlich Komponenten in Zwischenprodukten – müssen Mitarbeitern zur Aufklärung, zur Schulung und zum Schutz vor Gefahren zur Verfügung gestellt werden. Zu den Mindestvoraussetzungen für ein sicheres und gesundes Arbeitsumfeld gehören die Bereitstellung von Trinkwasser, ausreichender Beleuchtung, angemessener Raumtemperatur, guter Belüftung und Sanitäranlagen. II.7 Erhalt der natürlichen Lebensgrundlagen Die Lieferanten dürfen nicht unter Verstoß gegen legitime Rechte Land, Wälder oder Gewässer entziehen, deren Nutzung die Lebensgrundlage von Personen sichert. Schädliche Boden- veränderungen, Gewässer- und Luftverunreinigungen, Lärmemissionen sowie ein übermäßiger Wasserverbrauch sind zu unterlassen, wenn dies die Gesundheit von Personen schädigt, die natürlichen Grundlagen zur Produktion von Nahrung erheblich beeinträchtigt oder den Zugang von Personen zu sauberem Trinkwasser oder zu einwandfreien Sanitäranlagen verhindert. II.8 Beschwerdemechanismen Hako hat ein Beschwerdeverfahren implementiert. Die Lieferanten sollen ihre Mitarbeiter über die Existenz dieses Beschwerdeverfahrens in angemessener Weise informieren und ihnen den Zugang zu dem Verfahren uneingeschränkt ermöglichen. Soweit kein Hinweis erfolgt, ist der Lieferant selbst auf Betriebsebene für die Einrichtung eines wirksamen Beschwerdemechanismus für Einzelpersonen und Gemeinschaften, die von negativen Auswirkungen betroffen sein können, verantwortlich. II.9 Umgang mit Konfliktmaterialien Für die Konfliktmaterialien Zinn, Wolfram, Tantal und Gold sowie für weitere Rohstoffe wie Kobalt etabliert der Lieferant Prozesse in Übereinstimmung mit den Leitsätzen der Organisation for Economic Cooperation and Development (OECD) für die Erfüllung der Sorgfaltspflicht zur Förderung verantwortungsvoller Lieferketten für Mineralien aus Konflikt- und Hochrisikogebieten. Schmelzen und Raffinerien ohne angemessene, auditierte Sorgfaltsprozesse sollen gemieden werden. I II. Klima und Umweltschutz Lieferanten sollen ökologisch verantwortungsbewusst und ressourcenschonend handeln. Dies beinhaltet die folgenden Aspekte: III.1 Schonender Einsatz von Ressourcen Die Lieferanten bewahren und schützen natürliche Ressourcen, z.B. Energiequellen, Wasser, Wald, Boden und Rohstoffe. Sie verhindern die Ausbeutung, Zerstörung oder Vernachlässigung von natürlichen Ressourcen. Ebenso unternehmen die Lieferanten die wirtschaftlich vertretbaren Anstrengungen, um die Erzeugung von Abgasen, Abwasser, Abfall, Lärm und Lichtverschmutzung zu minimieren. Die Lieferanten sorgen nach besten Kräften dafür, dass ihre Geschäftstätigkeit sich nicht derart auf natürliche Ressourcen auswirkt, dass die Produktion von Nahrungsmitteln erheblich beeinträchtigt wird, Menschen keinen Zugang zu sauberem Trinkwasser haben oder die Gesundheit von Menschen geschädigt wird. III.2 Energieverbrauch und Erneuerbare Energien Die Lieferanten unternehmen angemessene Anstrengungen, um ihren Bedarf an zugekaufter Energie möglichst aus erneuerbaren Energiequellen zu decken. Sie bemühen sich nach besten Kräften, den Gesamteinsatz von erneuerbaren Energien von Jahr zu Jahr zu steigern. Die Lieferanten unternehmen angemessene Bemühungen, um mit Hilfe geeigneter Management- systeme die Energieeffizienz in ihren betrieblichen Abläufen zu verbessern und den Energieverbrauch zu senken. III.3 Wassereinsatz Die Lieferanten unternehmen angemessene Anstrengungen, um den Wasserverbrauch in ihren eigenen betrieblichen Abläufen und in ihrer Wertschöpfungskette zu reduzieren. Die Lieferanten unternehmen angemessene Bemühungen, um den Einsatz, die Qualität und den Abfluss von Wasser an ihren Standorten zu überwachen. Sie setzen sich nach besten Kräften dafür ein, die Wiederverwendung von Wasser, die Wasseraufbereitung, die Reduzierung des Wasserverbrauchs und die Abwasserbehandlung stetig zu verbessern. III.4 Abfall, Abwasser, lokale Abgasemissionen, Lärm und Lichtverschmutzung Die Verunreinigung von Boden, Luft und Wasser sowie Lärm und Lichtverschmutzung sollen vermieden werden. Die Lieferanten haben nach besten Kräften dafür Sorge zu tragen, dass die Handhabung, die Lagerung, der Transport, die Wiederverwendung, das Recycling und die Entsorgung aller Arten von Abfällen und Abwässern sicher und vorschriftenkonform erfolgen. Besonderes Augenmerk widmen die Lieferanten der Handhabung von Stoffen, die Quecksilber enthalten oder bei denen es sich um persistente organische Schadstoffe (POPs) handelt, sowie der Handhabung von Abfällen, Abgasen und Abwässern, die Quecksilber oder POPs enthalten könnten. Die Lieferanten behandeln diese Stoffe gemäß den Bestimmungen des Minamata Übereinkommens über Quecksilber und des Stockholmer Übereinkommens über POPs. Die Lieferanten stellen sicher, dass das Management von Abfällen aus ihren betrieblichen Abläufen den behördlichen Vorschriften und den Anforderungen des Basler Übereinkommens entspricht, insbesondere beim grenzüberschreitenden Transport oder Handel damit.

IV. Ethisches Verhalten Um soziale Verantwortung wahrzunehmen, wird von allen Lieferanten erwartet, dass sie ethisch und integer handeln sowie alle anwendbaren Gesetze und Vorschriften einhalten. Die ethischen Anforderungen umfassen die folgenden Aspekte: IV.1 Fairer Wettbewerb Die Lieferanten verhalten sich im Wettbewerb fair und halten alle geltenden Kartellgesetze ein. IV.2 Internationale Handelskontrollen Die Lieferanten müssen die für ihr Geschäft geltenden Ausfuhrkontrollbestimmungen einhalten und den Zoll- und anderen Behörden bei Bedarf korrekte und wahrheitsgemäße Informationen darüber zukommen lassen. IV.3 Integrität, Vorteilnahme Bei allen Geschäftsaktivitäten sind von den Lieferanten höchste Integritätsstandards zugrunde zu legen. Lieferanten müssen Korruption, Erpressung, Untreue, Unterschlagung und Geldwäsche in jeglicher Form verbieten und dürfen sie weder praktizieren noch dulden. Lieferanten dürfen im Geschäftsverkehr mit Geschäftspartnern oder Amtsträgern keine Bestechungsgelder oder sonstigen ungesetzlichen Zahlungen anbieten oder annehmen. Lieferanten dürfen Mitarbeitern von Hako keine Geschenke oder sonstige Zuwendungen zum persönlichen Vorteil anbieten, die als Bestechung angesehen werden könnten. IV.4 Datenschutz Die Lieferanten verpflichten sich, bezüglich des Schutzes privater Informationen den angemessenen Erwartungen seines Auftraggebers, der Zulieferer, Kunden, Verbraucher und Arbeitnehmer gerecht zu werden. Die Lieferanten haben bei der Erfassung, Speicherung, Verarbeitung, Übermittlung und Weitergabe von persönlichen Informationen die Gesetze zum Datenschutz und zur Informations- sicherheit sowie die behördlichen Vorschriften zu beachten. IV.5 Geistiges Eigentum Rechte an geistigem Eigentum sind zu respektieren. Technologie- und Know-how-Transfer haben so zu erfolgen, dass die geistigen Eigentumsrechte und Kundeninformationen geschützt sind.

V. Governance Lieferanten sollen eine Governance-Struktur einführen, welche die Einhaltung der anwendbaren Gesetze und Vorschriften in ihren Unternehmen unterstützen und eine kontinuierliche Verbesserung in Bezug auf die Erwartungen fördern, die in diesem Verhaltenskodex dargelegt sind. Dies sind im Einzelnen: V.1 Rechtliche und sonstige Anforderungen Die Lieferanten müssen alle anwendbaren internationalen, nationalen und lokalen Gesetze und Bestimmungen, vertraglichen Vereinbarungen und international anerkannten Standards und Übereinkommen kennen und einhalten. V.2 Weitergabe des Hako Verhaltenskodex für Lieferanten in der Lieferkette Die Lieferanten sollen die in diesem Verhaltenskodex dargelegten Grundsätze möglichst auch in ihrer vorgeschalteten Lieferkette umsetzen V.3 Verpflichtung und Verantwortung Die Lieferanten müssen die in diesem Verhaltenskodex dargelegten Grundsätze befolgen. Die Lieferanten sollen alle anwendbaren Aspekte des Verhaltenskodex für ihre Lieferanten in ihre Managementsysteme integrieren. V.4 Recht auf Evaluierung und Kontrolle Die Lieferanten gewähren Hako das Recht zur Evaluierung und Kontrolle ihrer Leistung nach einer angemessenen Vorankündigung, um die Einhaltung der in diesem Verhaltenskodex dargelegten Grundsätze seitens des Lieferanten festzustellen. Die Evaluierungen und Kontrollen werden direkt von Hako oder von einem qualifizierten externen Dienstleister durchgeführt, z.B. in Form einer Beurteilung oder Prüfung.